Firma oraz korespondencja
W sekretariacie firmy musi się znajdować przynajmniej jedna osoba, która odpowiada za kontakty z osobami zewnętrznymi. Taka osoba nie tylko odpowiada za odbiór telefonów i telefoniczny kontakt z klientami oraz partnerami biznesowymi. Sekretarka zajmuje się odbiorem i ewidencją przychodzącej na adres firmy korespondencji. Sekretarka ma także obowiązek wysyłania korespondencji wychodzącej. Odbiór korespondencji to bardzo ważna czynność, dlatego że za pomocą listów kontaktują się z firmą różnego rodzaju urzędy, dostarczając pisma oraz zawiadomienia. Sekretarka powinna potrafić adresować listy oraz koperty. Ewidencjonowanie korespondencji to podstawowa umiejętność każdej sekretarki pracującej w firmie. Sekretarki dostają korespondencję wychodzącą od pracowników firmy, którzy niekiedy muszą dokonać listownej odpowiedzi w danej sprawie. Sekretarki zajmują się rozliczaniem nie tylko papierowej korespondencji. Firmy kontaktują się z innymi osobami, także przy użyciu poczty elektronicznej, jest to coraz częstsza forma kontaktu. Do obowiązków firmowych sekretarek należy więc sprawdzanie firmowej poczty i odpowiadanie na maile. Nie wszystkie listy mogą być słane drogą elektroniczną, jest to jednak poczta przyszłości, gdyż jest znacznie szybsza od poczty tradycyjnej a dodatkowo za jej usługi nie trzeba ponosić opłat.
